DOI: https://doi.org/10.34070
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Vol. 5 No. 2, Revista de Investigación, Formativa,
Innovación y Aplicaciones, diciembre, 2023
EL MANUAL ORGANIZACIONAL: UNA HERRAMIENTA DE APOYO
EN EL CRECIMIENTO DE LAS MIPYMES DE ECUADOR.
The organizational manual: a support tool for the growth of MSMEs in
Ecuador
Lesly Benitez Pincay, Ing.
Instituto Superior Tecnológico de Formación
Profesional Administrativa y Comercial, Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-6206-1253
lesly.benitez@formacion.edu.ec
RESUMEN
Las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Mipymes) desempeñan un papel fundamental en la
economía de Ecuador al ser generadoras de riqueza y empleo. Estas empresas abarcan diversos
sectores como agricultura, petróleo, comercio minorista, manufactura y servicios. Sin embargo, muchas
Mipymes fracasan en sus primeros años debido a la falta de organización interna, principalmente por
la carencia de formación en aspectos administrativos por parte de propietarios y colaboradores. La falta
de conocimientos administrativos, especialmente en la organización de recursos, impide el desarrollo
de muchas nuevas ideas empresariales. La falta de un manual organizacional puede llevar a los
trabajadores a confusiones y duplicación de tareas. Esta investigación se basó en un estudio
bibliográfico donde fue necesario indagar en varias fuentes documentales a fin de exponer cómo las
Mipymes se ven afectadas por la falta de organización interna.
ABSTRACT
Micro, Small and Medium Enterprises (MSMEs) play a fundamental role in Ecuador's economy by
generating wealth and employment. These companies cover various sectors such as agriculture, oil,
retail, manufacturing and services. However, many MSMEs fail in their first years due to the lack of
internal organization, mainly due to the lack of training in administrative aspects on the part of owners
and collaborators. The lack of administrative knowledge, especially in the organization of resources,
prevents the development of many new business ideas. The lack of an organizational manual can lead
workers to confusion and duplication of tasks. This research was based on a bibliographic study where
it was necessary to investigate various documentary sources in order to expose how MSMEs are
affected by the lack of internal organization.
Palabras claves: MIPYMES, estructura organizacional,
manual organizacional, empresas
Recibido: 03 de octubre de 2023
Keywords: MSMEs, organizational structure, organizational
manual, companies
Aceptado: 29 de diciembre de 2023
Lesly Benitez Pincay, Ing.
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Vol. 5 No. 2, ISSN 2600-5832, diciembre, 2023
INTRODUCCION
En Ecuador la Micro, pequeña y mediana empresa (Mipymes) tiene una contribución importante en su
economía siendo parte fundamental en la generación de riqueza y empleo. La estructura de las
empresas ecuatorianas varía ampliamente, de lo que refleja la naturaleza diversa de la economía del
país. Muchas de estas empresas operan en sectores como la agricultura, el petróleo, el comercio
minorista, la manufactura y los servicios. Las Pymes ecuatorianas se han caracterizado por la
versatilidad y creatividad en el desarrollo de las actividades emprendidas y por mantener una estructura
organizacional sencilla (Sumba, et al., 2022). Sin embargo, muchas de ellas fracasan en sus primeros
años debido a la falta de organización interna. Esta problemática se debe a la falta de formación de sus
propietarios y colaboradores no solo en la parte productiva sino en temas administrativos. Si bien es
cierto, la forma de comerciar evoluciona, que lo podemos evidenciar hoy en día con el comercio
electrónico como consecuencia de la pandemia COVID 19, donde encontramos un mercado con un sin
número de negocios que comercializan sus productos por internet, la formación de los administradores
de empresas también debe evolucionar pero los propietarios de negocios no le dan la importancia que
requieren estos conocimientos poniendo en riesgo el éxito y la sostenibilidad de sus negocios en un
mercado cada vez más competitivo.
Por otro lado, un factor común en la gestión de empresas ecuatorianas es énfasis a las relaciones
familiares y personales. Esto está en una línea con la cultura ecuatoriana, donde las relaciones
personales son muy valoradas a menudo pueden influir en las decisiones comerciales. Dentro del éxito
empresarial es importante resaltar el factor humano, ya que las personas son las responsables de la
gestión de todas las áreas de la empresa para alcanzar los objetivos a través de la competitividad y
productividad en sus diferentes áreas (Mendoza, et al., 2021).
La gestión de las empresas ecuatorianas es un tema de significativa importancia considerando que en
Ecuador existen muchas personas con nuevas ideas que emprenden año a año, pero estos sueños no
evolucionan debido a la falta de conocimientos administrativos, entre ellos, la parte fundamental que es
organizar sus recursos. Existen negocios que no establecen las funciones de su personal, no describen
los puestos de trabajo, no poseen una estructura organizacional y no asignan líneas de responsabilidad
y autoridad, esto produce que las directrices se den a modo de fuego cruzado, que las personas
dupliquen sus tareas, que muchos no conozcan los niveles de la jerarquía organizacional. Esto ocurre
debido a que muchas personas que tienen grandes ideas de negocios, pero desconocen cómo
gerenciarlos porque no tienen los conocimientos administrativos que son el cimiento de toda
organización.
Para organizar a las empresas una de las herramientas que contribuyen a este objetivo es el manual
organizacional. Estos manuales juegan un papel importante en las empresas, ya que proporcionan una
guía completa tanto para los trabajadores como para la alta gerencia sobre las políticas, normativa,
funciones y estructura organizacional. Este instrumento sirve de referencia para que los empleados
comprendan sus roles y responsabilidades dentro de la organización, garantizando coherencia y
eficiencia en las operaciones.
En una empresa es importante tener bien claro las funciones a desempeñar en cada puesto para crear
los departamentos, esto nos permitirá tener en claro los objetivos establecidos basada en procesos con
el fin de interactuar, conocer y desempeñarse de una forma correcta brindando un servicio de calidad
y poder llegar a ser reconocida como una de las mejores empresas en el Ecuador.
En Ecuador existen micro y pequeñas empresas que no pueden cumplir sus objetivos organizacionales
debido a que no están organizadas internamente, entre las situaciones que se presentan es que
muchos de sus colaboradores no realizan adecuadamente las tareas debido a que no poseen funciones
y procesos documentados, lo que ocasiona la pérdida de recursos que son irrecuperables para la
empresa. Es importante recalcar que las Mipymes representan el 99% de los negocios en Ecuador,
según datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censo (INEC) en el año 2017, donde la mayor
concentración se encuentra en el sector servicio y comercio (García, 2020).
Esta problemática se presenta en la mayor parte de las Mipymes a nivel nacional y esta deficiencia
ocasiona que muchas de ellas tengan problemas internos como demoras en la ejecución de
actividades, pérdidas de recursos materiales, tareas mal realizadas, duplicidad de tareas, evasión de
responsabilidades, entre otras falencias.
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Por otro lado, la pandemia COVID 19 afectó la economía de muchos ecuatorianos y es difícil prever la
duración de la crisis actual, pero se puede contribuir a estos negocios brindándole herramientas que
puedan fortalecer la ejecución de sus tareas permitiéndoles madurar y desarrollarse económicamente.
En una empresa existen personas adecuadas y las que desean cooperar. Sin embargo, no hay duda
de que las personas adecuadas y las que quieren cooperar trabajarán mejor juntas y con mayor
efectividad si conocen las funciones que deben desempeñar en cualquier operación en equipo y la
forma en que se relacionan entre sí. Esto vale tanto para una empresa o institución como para un
equipo de futbol o una orquesta sinfónica. En la medida en que una organización sea capaz de
automatizar procesos, mejorará la fluidez del método o procedimiento, incrementando casi de inmediato
el nivel de productividad personal y organizacional. (Álvarez Torres, 2015)
DESARROLLO
En la actualidad las Mipymes ecuatorianas deben enfrentar el reto de ser más competitivas en un
entorno cambiante, donde el cliente es más exigente y el colaborador, además, de buscar un sueldo
adecuado también evalúa un ambiente óptimo. Esto implica que el empresario que no esté preparado
administrativamente no sea capaz de administrar sus recursos de forma eficiente.
Las pymes cuentan con grandiosas virtudes como una gran flexibilidad, innovación y
creatividad, lo que hace que sean adaptables a los cambios del entorno por sus modelos estructurales
(Saavedra et al., 2023).
Las empresas Mipymes, según el Reglamento de Inversiones del Código Orgánico de la Producción,
se refiere a las micro, pequeñas y medianas empresas. Este mismo código las clasifica en las siguientes
categorías:
Tabla 1Clasificación de las Mipymes en Ecuador
Tipo de Empresa
Número de Trabajadores
Ventas o Ingresos Anuales (USD)
Microempresa
1 - 9
Menor o igual a $300,000
Pequeña Empresa
10 - 49
Entre $300,001 y $1,000,000
Mediana Empresa
50 - 199
Entre $1,000,001 y $5,000,000
Nota: Datos tomados de Reglamento de Inversiones del Código Orgánico de la Producción (2018).
De acuerdo con el Censo Nacional Económico realizado en el año 2010, de cada 100 unidades
empresariales ecuatorianas, aproximadamente 99 están clasificadas como MIPYME y emplean a un
75% del total de la masa laboral; de ahí surge su importancia para el desarrollo productivo de los países
latinoamericanos, muy especialmente para el caso ecuatoriano (Luciani et al., 2019).
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Las Mipymes a pesar de tener carencias en comparación a organizaciones más grandes, pueden crear
un ambiente competitivo y organizado, si se permiten utilizar los conocimientos administrativos y evitar
los riegos. Uno de los grandes problemas que tienen las Mipymes es su falta de capacidad para
competir y esto produce una alta tasa de cierre de emprendimientos. Ecuador ostenta la tasa de
emprendimientos más alta de la región andina: 29,6%, según el informe “Emprendimiento: 10 años sin
evolución sustancial” de la Escuela de Negocios ESPAE (Pesantes, 2019). Sin embargo, un alto
porcentaje cierra sus actividades por problemas administrativos.
Ecuador se ubica en la posición relativa 39 de 54 países participantes en el ciclo 2019 del GEM, donde
Suiza y Holanda ocupan las posiciones 1 y 2 respectivamente, ubicándose como los países que ofrecen
las mejores condiciones para emprender, aunque no es sinónimo de poseer la más alta actividad
emprendedora (ESPAE, 2020).
Organización de las Mypime
La organización de una empresa es fundamental para garantizar el éxito de la misma, ya que el éxito
no solo depende de las estrategias competitivas que se apliquen o de un producto o servicio novedoso,
también depende del desempeño que los trabajadores tienen en ella. Un trabajador que tiene una guía
para desarrollar sus actividades será una persona eficaz y eficiente. Es por ello, que la organización
como parte del proceso administrativo es fundamental para el éxito y la eficiencia de las Mipymes
ecuatorianas, al igual que en cualquier empresa del mundo.
La falta de organización interna en las Mipymes ecuatorianas puede conducir a una serie de problemas
que afectan su funcionamiento y rendimiento. Algunos de los problemas comunes causados por la falta
de organización incluyen:
Descoordinación de actividades, Sin una estructura organizativa clara, los departamentos y
equipos pueden tener dificultades para coordinar sus actividades, lo que lleva a la duplicación
de esfuerzos o a la falta de comunicación entre áreas cruciales.
Baja Productividad: La falta de procedimientos y procesos bien definidos puede resultar en una
menor eficiencia y productividad. Los empleados pueden perder tiempo tratando de determinar
cómo realizar tareas o actividades específicas.
Errores y Fallos en la Comunicación: La falta de organización puede dar lugar a malentendidos
y errores en la comunicación entre los miembros del equipo, lo que puede resultar en
decisiones equivocadas o en la ejecución incorrecta de tareas.
Desmotivación y Frustración de los Trabajadores: Los Trabajadores pueden sentirse frustrados
y desmotivados si no tienen claridad sobre sus roles y responsabilidades, o si enfrentan
obstáculos constantes debido a la falta de organización.
Dificultades en la Toma de Decisiones: La falta de información organizada y actualizada puede
dificultar la toma de decisiones fundamentadas, lo que puede llevar a decisiones subóptimas o
incluso a errores costosos.
Incumplimiento de Requisitos Legales: La falta de organización puede resultar en la omisión
de requisitos legales y reglamentarios, lo que puede exponer a la empresa a sanciones o
litigios.
Desperdicio de Recursos: La falta de organización puede llevar a la asignación ineficiente de
recursos, como el tiempo y el dinero, lo que puede afectar negativamente la rentabilidad de la
empresa.
Falta de Adaptabilidad ante Cambios: Una empresa desorganizada puede tener dificultades
para adaptarse a cambios en el entorno empresarial, lo que puede afectar su capacidad para
competir y crecer.
Dificultades en la Evaluación del Desempeño: La falta de procesos y métricas claras puede
hacer que sea difícil evaluar el desempeño de los empleados y de la empresa en general.
Para abordar estos problemas, es esencial implementar una estructura organizativa clara, establecer
procesos y procedimientos, y fomentar una cultura de organización y eficiencia en toda la empresa.
Ante lo expuesto es importante conocer qué es la organización:
Henry Fayol quien fue uno de los primeros teóricos de la administración, definió la organización como
"proporcionar todo lo útil para el funcionamiento de una empresa, para dividir el trabajo entre las
distintas partes y para coordinar los esfuerzos de todos" (Fayol, 1916).
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Años más tarde, los autores (Koontz & O Donnell, 1955) definen la organización como "el proceso de
combinar el trabajo que hacen las personas o grupos de ellas para satisfacer los objetivos de la
empresa".
Posteriormente, (Franklin, 2009) considera a la organización como “la etapa en la que se define la
estructura organizacional, la forma de delegar facultades, el enfoque para manejar los recursos
humanos, la cultura y el cambio organizacional.”
En este sentido, una estructura organizativa define roles y responsabilidades de cada miembro del
equipo, esto evita confusiones y conflictos sobre quién es responsable de qué. También permite que
los recursos se utilicen de manera eficiente, esto significa que se minimizan los desperdicios de tiempo,
dinero y esfuerzo.
En Ecuador, un gran porcentaje de las Mipymes no poseen una estructura organizativa, eso produce
que en muchas de ellas se generen conflictos entre colaboradores, que se desperdicie recursos y por
ello que no se cumplan los objetivos de la empresa conllevando incluso a que muchas de ellas cierren
sus negocios.
El Manual Organizacional
Existen varias herramientas para organizar de forma efectiva una empresa como organigramas,
manuales de la organización, software de gestión empresarial, entre otros. En este artículo se va
abordar el manual organizacional como instrumento importante que debe aplicar el administrador de
las Mipymes ecuatorianas para organizar su negocio.
Los manuales juegan un papel crucial en las empresas, ya que proporcionan una guía completa para
los empleados y la gerencia sobre las políticas, procedimientos y prácticas de la empresa. El manual
es un compendio que resume los principales aspectos organizativos de una empresa, poniendo énfasis
en el formato y el propósito del contenido incluido. (Koontz & O Donnell, 1955).
El autor Schermerhorn Jr. (2009), describe el manual como "un documento que especifica la
organización formal, la estructura, funciones y actividades, y las relaciones de autoridad dentro de una
organización".
Por otro lado, (Dessler, 2011), lo define como “un conjunto de políticas, reglas y procedimientos que la
organización sigue.” (Robbins, 2016) señala que es” un documento detallado que describe la estructura,
políticas y procedimientos de una organización, así como las responsabilidades y autoridades de sus
miembros.”
En la actualidad una empresa sin manuales no es efectiva, y es que estos sirven como herramienta de
referencia para que los empleados comprendan sus roles y responsabilidades dentro de la
organización, garantizando coherencia y eficiencia en las operaciones.
Ventajas del uso del Manual Organizacional
Una de las principales ventajas de contar con un manual organizacional es la promoción de un ambiente
de trabajo estandarizado. Al delinear claramente las políticas y procedimientos de la empresa, los
empleados pueden tener una comprensión clara de lo que se espera de ellos, asegurando que sigan
el mismo conjunto de reglas. Esta coherencia ayuda a minimizar la confusión, reducir los errores y
mejorar la productividad general.
Además, los manuales organizativos también sirven como un recurso valioso para los nuevos
empleados. Cuando los nuevos empleados se unen a una empresa, pueden consultar el manual para
comprender la cultura, los valores y las pautas operativas de la empresa. Esto les permite adaptarse
rápidamente a sus roles y alinearse con los objetivos de la empresa.
Los manuales organizativos son cruciales para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y
reglamentarios. Al incluir políticas relacionadas con la ética, la seguridad y las obligaciones legales, las
empresas pueden garantizar que los empleados sean conscientes de sus responsabilidades y
obligaciones, reduciendo el riesgo de incumplimiento y posibles problemas legales.
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Por otro lado, pueden contribuir a la gestión eficaz de los recursos humanos. Estos manuales pueden
proporcionar pautas relacionadas con la contratación, la evaluación del desempeño, las acciones
disciplinarias y el desarrollo de los empleados, lo que permite a los gerentes manejar estos aspectos
de manera justa y consistente. Esto ayuda a crear un ambiente de trabajo positivo y a fomentar la
satisfacción y lealtad de los empleados.
Varios autores han estudiado la importancia de esta herramienta, y todos coinciden que la organización
es la base para el éxito de cualquier tipo de empresa. Núñez (2019) nos plantea tres aspectos
fundamentales por los cuales se hace imprescindible esta herramienta dentro delas Mypime:
Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su
dependencia y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.
Facilita el proceso de inducción del personal y permite la orientación de las funciones y
responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de
capacitación.
Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia
Estructura del Manual Organizacional
La estructura básica de los manuales está determinada por las tecnologías de información y
comunicación con las que cuente la empresa, esto hace referencia a que los manuales se pueden
establecer en una plataforma de la empresa o en el sistema de información, o bien pueden ser impresos
(Olea, 2022).
Un manual organizacional bien elaborado y actualizado es una herramienta valiosa para cualquier
empresa, ya que establece una base sólida para la eficiencia operativa, la coherencia en la toma de
decisiones y el crecimiento sostenible. La tecnología disponible juega un papel fundamental en la
elaboración de esta herramienta. Villapardo y López (2015), explica que las tecnologías de información
han ayudado a reducir los niveles de organizaciones proveyendo a los gerentes información para
supervisar a los empleados, además el lugar físico de una organización es a través de internet, correo
y redes lo que incrementa la flexibilidad de la organización y la habilidad para responder a los cambios
en el proceso de las nuevas capacidades para planear, organizar y controlar, por lo tanto el impacto
organizacional es importante con la implementación de la Tecnología de Información.
La tecnología ha permitido la creación de manuales interactivos y la implementación de plataformas de
formación en línea, donde los empleados pueden acceder a manuales y recursos de capacitación de
manera digital. Los manuales organizacionales digitales son versiones electrónicas de documentos que
contienen información detallada sobre las políticas, procedimientos y prácticas de una organización. La
transición de manuales impresos a formatos digitales ofrece diversas ventajas, como mayor
accesibilidad, facilidad de actualización y posibilidad de integrar multimedia.
Melara (2022) plantea que los manuales organizacionales deben presentar la siguiente estructura:
- Identificación.
- Índice.
- Objetivos del Manual.
- Contexto o antecedentes históricos.
- Marco legal.
- Lineamientos.
- Atribuciones.
- Misión y visión.
- Funciones
- Descripción de puestos.
- Estructura orgánica.
- Organigrama
- Glosario de términos.
Metodología
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Esta investigación se centra en un enfoque cualitativo, ya que se examinó información no numérica con
el fin de comprender los conceptos, opiniones y estudios previos de otros autores acerca del impacto
que la falta de organización interna tiene en las Mipymes ecuatorianas. Además, se basó en una
investigación de tipo bibliográfico y descriptiva explicativa. La investigación bibliográfica se comprende
como un proceso mediante el cual se analizan conceptos con el propósito de obtener un conocimiento
sistematizado, el objetivo es procesar los escritos principales de un tema particular, tiene gran
relevancia en el proceso investigativo (Salas, 2019) . A través de este método de investigación, se
recopiló datos respaldados por diversos autores consultados, demostrando un estudio amparado por
fuentes confiables. La investigación Descriptiva explicativa se la aplicó para describir cómo las Mipymes
organizan sus actividades y explicar el por qué muchas de ellas cierran sus negocios a causa de la falta
de organización.
Se emplearon métodos como el enfoque deductivo, el cual se fundamenta principalmente en el análisis
de los principios generales del tema tratado. Se apoya en ciertos fundamentos teóricos para llegar a la
configuración de hechos o prácticas específicas (Prieto, 2017) . Con la aplicación de este método se
analizó toda la información bibliográfica recopilada. También se aplicó el método analítico a fin de
diagnosticar el por qué la alta tasa de mortalidad de las Mipymes.
CONCLUSIONES
El manual organizacional es una herramienta esencial para la gestión eficiente de una MIPYME en
Ecuador. No se puede subestimar la importancia de los manuales organizativos en las empresas. Estos
sirven como herramienta fundamental para establecer un entorno de trabajo estandarizado,
proporcionar orientación a los empleados, garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y facilitar
una gestión eficaz de los recursos humanos.
Al invertir tiempo y esfuerzo en la creación y el mantenimiento de estos manuales, las empresas pueden
mejorar su eficiencia, productividad y éxito general. Ayuda a establecer una estructura clara, a mejorar
la comunicación, a guiar a los empleados y a cumplir con las regulaciones locales. Esto, a su vez,
contribuye al crecimiento y éxito continuo del negocio.
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