DOI: https://doi.org/10.34070
70
Vol. 12 No. 2, Revista de Investigación, Formación y Desarrollo:
Generando Productividad Institucional, agosto, 2024.
EVENTOS CIENTÍFICOS: HERRAMIENTAS DE GESTIÓN PARA LA
SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS DE CIENCIA.
Scientific events: as management tools for the socialization of science
results.
Yohandra Semanat Ortiz, Dr. C.
Universidad de Oriente, Cuba
https://orcid.org/0000-0002-0577-7359
yohandra@uo.edu.cu
Adaris Parada Ulloa, Dr. C.
Universidad de Oriente, Cuba,
https://orcid.org/0000-0002-3423-9744
eventos@consejo.uo.edu.cu
Taimé Mayet Comerón, M. Sc.
Universidad de Oriente, Cuba,
http://orcid.org/0000-0002-9005-7793
taime@uo.edu.cu
RESUMEN
El desarrollo de la investigación científica constituye un eje fundamental de la gestión universitaria,
siendo la difusión de sus resultados un elemento relevante de la educación superior. El objetivo de este
trabajo se orienta a presentación de las pautas metodológicas para la gestión de los eventos científicos
como herramienta para la socialización de los resultados de ciencia. Lo cual fue posible por la aplicación
de una metodología participativa que articula tres momentos, partir de la práctica, la teorización y vuelta
a la práctica. Se significa que el evento científico es esencial en la divulgación de los resultados
investigativos, y, la gestión de eventos científico es considerada como estrategia de marketing para el
posicionamiento de la institución universitaria en estándares internacionales.
ABSTRACT
The development of scientific research constitutes a fundamental axis of university management, with
the dissemination of its results being a relevant element of higher education. The objective of this work
is aimed at presenting the methodological guidelines for the management of scientific events as a tool
for the socialization of science results. Which was possible through the application of a participatory
methodology that articulates three moments, starting from practice, theorizing and returning to practice.
It means that the scientific event is essential in the dissemination of research results, and the
management of scientific events is considered as a marketing strategy for the positioning of the
university institution in international standards.
Palabras claves: resultado científico, evento científico, gestión,
socialización.
Recibido: 30 de abril de 2024
Keywords: scientific result, scientific event, management,
socialization.
Aceptado: 02 de agosto de 2024
Eventos Científicos: herramientas de gestión para la socialización de resultados de ciencia.
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Vol. 12 No. 2, ISSN 1390-9789, agosto, 2024
INTRODUCCIÓN
El fomento y desarrollo de la investigación es uno de los ejes fundamentales de la actividad
universitaria, siendo la difusión de sus resultados un elemento relevante en esta actividad. El objetivo
principal de un evento científico es precisamente la divulgación de los resultados de investigación. La
concepción de esta actividad parte de la necesidad de compartir el conocimiento asociado a resultados
científicos, con un respaldo de líderes científicos asociados al objetivo del evento, publicaciones y
avales que garanticen el éxito del mismo. Además, un evento científico puede potenciar la visibilidad
de la Universidad en el contexto nacional e internacional.
Sin embargo, no siempre la concepción, la planeación y el desarrollo de un evento científico tiene en
cuenta dicho objetivo principal. Independientemente de que el evento científico está dirigido por
definición a un público profesional, en el que además de hacer ciencia, se difunden o celebran los
resultados, es necesario buscar la creación de alianzas y la visibilidad, vender no solo el producto, sino
también la imagen y los atractivos de una ciudad, porque con ello los gobiernos territoriales también
pueden beneficiarse y brindar su apoyo.
En la Universidad de Oriente (UO) la experiencia en la práctica sistemática de la gestión de eventos
científicos ha evidenciado insuficiencias en la comprensión de la concepción y desarrollo de los mismos
en las diferentes áreas, lo que repercute en las dificultades que se afrontan para la gestión y desarrollo
de eventos internacionales de la institución como lo es por ejemplo la Convención “Ciencia y
Conciencia”, que llegara el próximo 2025 a su cuarta edición.
En este sentido, la gestión de eventos científicos requiere considerar pautas en el orden práctico y
metodológico que permitan resolver las insuficiencias manifiestas en aras de poder contribuir a la
socialización de los resultados científicos como parte del perfeccionamiento de la gestión de ciencia.
Varios trabajos de diferentes autores se refieren a la concepción, organización y desarrollo de eventos
que aportan significativamente a su compresión, entre los que pueden citarse el manual para organizar
y ejecutar un evento empresarial efectivo (Rojas, 2008), folleto para la organización de eventos
científicos (Lebeque, Brull y Díaz, 2017), el referido a direcciones metodológicas para la organización
de eventos científicos (Lebeque y Brull, 2018) y la metodología para la gestión de eventos científicos
en los centros universitarios municipales y su contribución al desarrollo local (Infante et al, 2018).
Estos trabajos y los de otros autores, que antecedieron a los ya mencionados (Blanco, 2000; Richero,
2004; Rivero 2005; González, 2007), constituyen guías, manuales, folletos, metodologías que orientan
sobre la organización, la planificación y el desarrollo de los eventos científicos, sin embargo, la práctica
evidencia la necesidad de promover mucho más este conocimiento. De ahí, que el objetivo del presente
trabajo se oriente a presentar pautas metodológicas para la gestión de los eventos científicos como
herramienta significativa para la socialización de los resultados de ciencia en la UO. Se aplicó una
metodología participativa que refiere que en los procesos interaprendizajes participativos y vivenciales
se promueva de manera integral el cambio de actitudes y la eliminación de prácticas que afectan el
desarrollo de las personas articulando tres momentos, partir de la práctica, la teorización y vuelta a la
práctica. Lo que permitió llegar a los resultados y aportes de la investigación revisión de documentos.
DESARROLLO
Identificación de la problemática. Metodología aplicada.
La necesidad de perfeccionar la gestión de eventos implicó que desde la misma práctica se fuera
identificando la problemática real, el conocimiento que sustenta dicha gestión y el desarrollo de una
práctica modificada a partir de la propuesta de nuevas y/o mejores formas de hacer. Para ello se
asume de la autora Flor Abarca Alpizar (1997) la metodología participativa, que refiere que en los
procesos interaprendizajes participativos y vivenciales se promueva de manera integral el cambio de
actitudes y la eliminación de prácticas que afectan el desarrollo de las personas articulando tres
momentos, partir de la práctica, la teorización y vuelta a la práctica.
Según la autora, partir de la práctica significa el reconocimiento y valoración de las experiencias y
conocimientos adquiridos por las personas como la forma de despertar el interés y la motivación
necesaria para el aprendizaje de nuevas formas. La teorización se refiere a la incorporación de nuevos
conocimientos por medio del diálogo y la reflexión colectiva, y la vuelta a la práctica tiene la intención
de promover la transformación de la realidad, mejorando, cambiando o transformando problemas,
Yohandra Semanat Ortiz, Dr. C.- Adaris Parada Ulloa, Dr. C.- Taimé Mayet Comerón, M. Sc.
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necesidades y vacíos; también en este momento se podrá evaluar cualitativamente la efectividad de
lo que se propone. Cuestión que promueve y comparte las investigadoras Cubela, G, JM; Fonseca
Arias, B (2022).
En un primer momento (partir de la práctica) se parte de identificar que la actividad de gestión desde
el Departamento de Eventos comprende desarrollar como funciones generales:
• Asesorar en la planificación del evento científico.
• Definir las necesidades y los aspectos a tener en cuenta para dar viabilidad a la
organización del evento.
• Informar, asesorar y gestionar las fuentes de financiación públicas para la
organización de eventos científicos.
• Asesorar y gestionar la colaboración de entidades externas en el evento científico
(colaboraciones empresariales, patrocinios publicitarios y/o expositores).
• Atender el ingreso por el concepto de cuota de inscripción para la gestión de
eventos científicos.
• Justificar las ayudas públicas de organización de eventos científicos.
• Y, todas aquellas tareas inherentes a la gestión de eventos científicos en el ámbito
de la gestión de la actividad como difusión de resultados de investigación.
En el ejercicio de la gestión se parte de precisar, los niveles de concientización que poseen sobre la
gestión de eventos, debilidades y potencialidades respecto a ello. O sea, que este se convierte en un
momento de diagnóstico y caracterización para el planteamiento del problema e identificación de las
deficiencias fundamentales, y sobre esta base aspectos a considerar para sensibilizar a todos los que
inciden en el proceso para prepararse y apropiarse de nuevos conocimientos y para revertirlo en
buenas prácticas.
Este momento como diagnóstico y caracterización, ayuda a precisar cuáles son los códigos
socioculturales que están en los fundamentos de los procesos que desarrollan los que participan en
la gestión de eventos, y que condicionan sus pensamientos y concepciones personales, todo lo cual
incide en el desarrollo de la práctica efectiva. De manera que este momento también se convierte en
un diagnóstico de toda la carga cultural que aporta en función de la gestión dado que puede constituir
una potencialidad o un obstáculo para la concepción de las pautas metodológicas que se proponen.
El mismo se concretó mediante el desarrollo de los despachos, reuniones de coordinación,
participación en las visitas integrales y en el propio proceso de gestión.
Se reconoce que en la UO la organización del plan anual de eventos incluye los eventos
internacionales que en este caso se hace referencia a la Convención Internacional “Ciencia y
Conciencia” y la Conferencia Internacional de Química, según corresponda pues tienen una frecuencia
de cada 2 años y 4 años, respectivamente. Estos eventos, la decisión de organizarlos y desarrollarlos,
deben ser siempre consultados y aprobada por el MES, para luego ser inscrito e incluido en el plan
anual de eventos del MINTUR, el MES y la UO. En este caso además de la ficha definida para la
inscripción, se deben presentar la carta de aprobación de la máxima dirección universitaria.
Otros eventos que incluye el plan de eventos UO son, por ejemplo, los de base de eventos
internacionales como el congreso Universidad y Pedagogía, de eventos nacionales como lo son los
Fórum Nacionales de Estudiantes Universitarios de Ciencias Técnicas y de Historia, etc. También en
dicho plan se incluyen otros eventos que son propios e identitarios de las diferentes áreas de la UO,
y los que se planifican como salidas de proyectos de investigación y de colaboración internacional.
Se ha identificado que la gestión para el desarrollo de los eventos científicos técnicos, en el plan de
eventos UO, presentan debilidades relacionadas con el funcionamiento del comité organizador, con
la concepción al no tener en cuenta una diversidad en su tipología, por lo general son denominados
talleres y en muchos las actividades no se corresponden con la denominación del evento. La gestión
no se desarrolla con suficiente tiempo de antelación que garantice entre otras acciones una eficiente
gestión económica y el trabajo en la proyección de posibles patrocinadores y coauspiciadores.
La práctica de la gestión por el departamento de eventos no se atiende en una estructuración sistémica
de las acciones y es necesario organizar jerárquicamente dichas acciones que hagan significativo el
trabajo de gestión de los especialistas del departamento. En este momento primó la observación
científica participante, la encuesta y el registro de los criterios a partir de los talleres de socialización.
En un segundo momento (teorización) se desarrollan los talleres en los que participan los especialistas
del departamento, los vicedecanos y miembros del comité organizador de los eventos propuestos por
las áreas. En los mismos se abordaron aspectos teóricos de la gestión de los eventos, y se
reestructuró el sistema de trabajo del departamento.
Dichas actividades con la intención de socializar y lograr la comprensión del contenido abordado (la
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gestión económica en la organización y desarrollo de los eventos; indicaciones para la gestión de los
eventos científico académicos, fundamento legal; funciones y relaciones de las estructuras de apoyo
a la organización de un evento científico académico; patrocinios y coauspicios en los eventos
científicos académicos, concepción del plan de eventos) por parte de los implicados permitió
determinar qué aspectos serían factibles y necesarios en la conformación de las pautas metodológicas
para la gestión de eventos científicos como herramienta para la socialización de resultados de ciencia.
Este momento incluyó actividades de demostración de buenas prácticas que algunas áreas han
sistematizado. También permite determinar las expectativas de la propuesta, y definir el contenido y
rol de la actuación de los implicados en la gestión de eventos.
A partir de este momento se avanza en la concepción las pautas metodológicas como instrumento
para intervenir y establecer el debate reflexivo al ser presentada mediante talleres de socialización.
En un tercer momento (vuelta a la práctica) actualmente en desarrollo, se constituye en el reflejo de
la aceptación de la propuesta y la contribución a su conformación con la construcción colectiva del
conocimiento como una característica de este momento. Se desarrollan las Reuniones de
coordinación, los despachos y trabajos de mesa con los representantes de las áreas como actividades
para la gestión de eventos (vicedecanos de extensión universitaria), miembros del comité organizador
de los eventos y el especialista del departamento de eventos a cargo del área en cuestión.
De manera que, se instrumenta la práctica a partir de la propuesta y se proyecta para la valoración de
su efectividad combinar esta metodología participativa de Flor Abarca Alpizar (1997) con la propuesta
en Guías de Metodologías Participativas para facilitadores de grupo de la autora Paola Carrasco
(2017), a partir de considerar que en este momento los participantes contribuyen de forma activa al
proceso de enseñar y de aprender. Al mismo tiempo van a valorar la experiencia y proponer como
perfeccionarla, porque se apropian de la herramienta de trabajo. Las técnicas del facilitador en esta
metodología permiten que el departamento de eventos, en esta función pueda ayudar a que los
participantes se sientan cómodos con la propuesta, incentivar a compartir ideas, preocupaciones,
conocimientos, a apoyar el aprendizaje, asegurar que el trabajo sea dirigido, práctico y relevante.
Resultados de aplicación de la Metodología. La propuesta.
La propuesta de pautas metodológicas deriva de la relación dialéctica entre lo teórico y lo
metodológico. Son el modelo, la norma que se sigue para realizar algo, que permiten determinar el
modo de ejecutar una acción. Se comprenden como las normas a seguir para la construcción del
conocimiento, en este caso, la gestión de eventos científicos como herramienta para la socialización
de los resultados de ciencia. Fueron organizadas y ordenadas lógicamente, de manera que deben ser
asimiladas por los implicados en la gestión de eventos con idéntica estructura, ya que las mismas
orientan la lógica desde la concepción hasta la ejecución del evento.
El carácter teórico-práctico de las pautas metodológicas, contribuye a la formación de cualidades en
los gestores garantizando que dicho proceso se vaya perfeccionando sistemáticamente.
Las pautas metodológicas que se proponen tienen en cuenta los siguientes aspectos: Concepción y
proyección, diseño y planificación, desarrollo y ejecución; en este sentido para garantizar que la
realización de un evento científico cumpla con la función de socializar los resultados de ciencia
Las pautas metodológicas que se proponen para:
La concepción y proyección (implica considerar las líneas y temáticas investigativas que prevalecen
en el área, así como los resultados a socializar y en su proyección organizar o delimitar la frecuencia
y significación de cada edición)
1.
Determinar el área de conocimiento o proceso que prevalece, relaciona e integra a toda el área
participante.
2.
Identificar las líneas de investigación y resultados que se proyectan a corto, mediano y largo
plazo.
3.
Relacionar las diferentes vías a través de las cuales se abordan las distintas temáticas
investigativas (programas de formación de post grado, el trabajo científico estudiantil en el
pregrado, proyectos de investigación, redes científicas académicas, entre otras).
El diseño y planificación (considera comprender con qué potencialidades se cuenta para
garantizar impacto, identidad, integración y una comunicación de la ciencia que vaya desde una
concepción general existente y cómo los diferentes aportes -nuevos resultados o en proyección-
garantizan o revelan una consolidación, ampliación o sistematización de los conocimientos teóricos
y prácticos que se comunican)
4.
Identificar los lideres científicos y potencialidades del área con relación a la institución y las
Yohandra Semanat Ortiz, Dr. C.- Adaris Parada Ulloa, Dr. C.- Taimé Mayet Comerón, M. Sc.
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relaciones con las diferentes instituciones científicas y académicas en el territorio e
internacionalmente que le aportan al área o de las cuales se nutre.
5.
Relacionar los distintos resultados en sus diferentes etapas, teniendo en cuenta que
proyectivamente en cada edición se va revelando la evolución de las investigaciones y sus
resultados.
El desarrollo y ejecución (implica atender una lógica de presentación que permita evidenciar lo
alcanzado y sus potencialidades, lo que está en desarrollo y lo que se proyecta revelando
necesidades y problemáticas que se prevé solucionar evidenciando las potencialidades y
perspectivas del área)
6.
Organizar las diferentes actividades transitando por una lógica de comunicación del resultado de
ciencia, la preparación o superación a partir de la actualización de estos nuevos conocimientos y
la presentación en proyección de los que se pretenden alcanzar; lo cual debe aprovecharse
potencialmente para incentivar el interés de participación en el próximo evento.
Dicha propuesta se diferencia de otras que refieren la gestión de eventos en que pone el énfasis en
la lógica a seguir para que el evento científico cumpla su función como una herramienta para
socializar los resultados de ciencia. De manera que los trabajaos antecedentes como por ejemplo,
el de los autores Blanco (2000); Richero (2004); Rivero (2005); González (2007), que exponen
guías, manuales, folletos, metodologías que orientan sobre la organización, la planificación y el
desarrollo de los eventos científicos; así como los más recientes, entre los que se pueden citarse
Rojas (2008); Lebeque, Brull y Díaz (2017); Lebeque y Brull (2018) e Infante et al (2018), con el manual
para organizar y ejecutar un evento empresarial efectivo, el folleto para la organización de eventos
científicos, las direcciones metodológicas para la organización de eventos científicos y la metodología
para la gestión de eventos científicos en los centros universitarios municipales y su contribución al
desarrollo local, entre otros, pueden complementar la preparación de los gestores para la concepción,
planificación y ejecución de los eventos científicos.
Las pautas metodológicas se sintetizan como el elemento que permite orientar el desarrollo de los
eventos científicos ponderando los resultados de ciencia, teniendo como base las investigaciones
científicas, amplía la cultura profesional en los gestores y participantes de los eventos, lo que le
permite interactuar con una lógica sistémica y sistemática que garantiza públicos cautivos, genera
nuevos incentivos y promueve la proyección de la actividad científica desde una concepción amplia y
participativa en la gestión de la ciencia.
CONCLUSIONES
Se advierte la existencia de una importante fuente de antecedentes que constituyen referentes para
la propuesta de pautas metodológicas para la gestión de eventos científicos como herramienta para
la socialización de los resultados de ciencia, y al mismo tiempo dicha propuesta no contradice, sino
que amplia y complementa la información que para el establecimiento de una concepción
metodológica de la gestión de eventos científicos existen.
La concepción de eventos científicos de la Universidad de Oriente tiene diferentes perspectivas, que
atendidas consecuentemente garantizan el éxito de cada edición y el incentivo de participación en la
siguiente.
Las pautas metodológicas para la gestión de eventos científicos como herramienta para la
socialización de los resultados de ciencia, aún en proceso de valoración de su efectividad, contribuyen
a perfeccionar la gestión del Departamento e incluye la preparación de los gestores y representantes
en cada una de las unidades organizativas de la institución implicadas en este proceso
multidimensional, promoviendo una cultura y profesionalización en este sentido.
Resulta relevante la implicación y nivel progresivo de especialización y compromiso de los
especialistas del Departamento de Eventos, los Vicedecanos de Extensión Universitaria y gestores de
eventos en las áreas, así como los comités organizadores, que han colaborado con este estudio, la
elaboración y su puesta en práctica y validación de la propuesta; lo cual contribuye a perfeccionar la
gestión, calidad y efectividad de los eventos científicos.
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